Wirtschaftlichkeitsüberlegungen zur Einführung eines EDV-gestützten Beschaffungssystems in einem Industriebetrieb

Soweit der Titel der Publikation aus dem Jahre 1988... Lang lang ist's her, als diese Ausarbeitung entstand. Ich habe sie im Rahmen meines Studiums geschrieben. Es war die Zeit als EDV in Unternehmen noch lange nicht alltäglich war. An SAP hat damals auch noch niemand so richtig gedacht. Dies zur Einstimmung in den kleinen Ausflug in längst vergangenen Zeiten.

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Wirtschaftlichkeitsüberlegungen zur Einführung eines EDV-gestützten Beschaffungssystems in einem Industriebetrieb

Inhalt

Einführung in die Thematik. 3

Der Begriff des EDV-Systems. 3

Zielsetzungen eines EDV-gestützten Beschaffungssystems in einem Industriebetrieb. 4

Der Beschaffungsbereich als Teil des Unternehmens. 4

Problematik der konventionellen Beschaffungsorganisation. 5

Ausgestaltungsmöglichkeiten für EDV-gestützte Beschaffungssysteme. 6

Die verschiedenen Arten von Hardwaresystemen und ihre Einsatzfähigkeit im Beschaffungsbereich. 6

Einplatzssysteme. 6

Schreibautomaten. 6

Klein- bzw. Personalcomputer. 6

Mehrplatzsysteme. 7

Mittlere Datentechnik. 7

Zentrale Datenverarbeitung mit Terminalanschlüssen. 7

Externe Datenverarbeitung. 7

Software für den Beschaffungsbereich. 8

Betriebssysteme. 8

Standardsoftware. 8

Individualsoftware. 8

Wirtschaftlichkeitskriterien bei EDV-gestützten Beschaffungssystemen.. 9

Kostenelemente. 9

Kosten der Hardware. 9

Anschaffungskosten. 9

Wartungs- und Aktualisierungskosten. 10

Kosten der Software. 10

Anschaffungs-/Erstellungskosten. 10

Kosten für die Pflege der Software. 11

Weitere Kosten. 11

Organisationskosten. 11

Schulungskosten. 11

Kosten für die Anpassung der Arbeitsplätze an die Erfordernisse eines EDV-Systems. 11

Sonstige Kosten. 11

Nutzenelemente. 12

Verbesserung der Informationssituation. 12

Verbesserung der Beschaffungseffektivität. 12

Verminderung von Fehlmengen. 12

Verringerung von Überschussmaterial. 12

Bestandssenkung. 12

Personaleinsparung. 12

Die Nutzungsdauer eines Datenverarbeitungssystems. 12

Anwendung der Wirtschaftlichkeitskriterien auf die Einführungsproblematik eines EDV-gestützten Beschaffungssystems. 12

Das Problem der Einführung eines EDV-gestützten Beschaffungssystems. 12

Einflüsse auf die Wirtschaftlichkeit. 12

Einfluss der Datenverarbeitungskapazität. 12

Einfluss durch ein bestehendes Rechenzentrum.. 12

Beurteilung der Wirtschaftlichkeit. 12

Kosten-/Nutzen-Vergleich. 12

Andere Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsermittlung. 12

Die Problematik bei der Anwendung der Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsermittlung. 12

Zusammenfassung und Ausblick. 12

Literaturverzeichnis. 12

Einführung in die Thematik

Auch im Beschaffungsbereich wird es, durch die steigende Menge von zu verarbeitenden Daten und der hohen Geschwindigkeit mit der diese Daten verarbeitet werden müssen, erforderlich, Wege zu finden, diesen Arbeitsaufwand zu bewältigen.

Mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung ist es möglich, diese Aufgabe zu lösen, denn es gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines EDV-Systems, große Datenmengen mit sehr hoher Geschwindigkeit zu verarbeiten.

Ein wichtiger Nebeneffekt ist die Fehlerminimierung, da bei ordnungsgemäßer Installation des EDV-Systems in aller Regel keine Verarbeitungsfehler mehr auftreten, allerdings sind Eingabefehler nicht auszuschließen.

Gegenstand der vorliegenden Ausarbeitung ist es, Überlegungen anzustellen, inwieweit die Einführung eines EDV-gestützten Beschaffungssystems in einem Industriebetrieb wirtschaftlich vertretbar ist und welche Ausgestaltungsmöglichkeiten es für EDV-gestützte Beschaffungssysteme gibt.

Denn es ist für die Wirtschaftlichkeitsüberlegungen von entscheidender Bedeutung, welches technische Konzept in die Überlegungen einbezogen wird, weil die technischen Möglichkeiten der Anlage, die Vielfalt des Beschaffungssystems determinieren.

Der Begriff des EDV-Systems

Ein System ist eine Menge von Elementen, die in bestimmter Beziehung zueinander stehen und gegenüber ihrer Umgebung abgegrenzt sind.

Ein EDV-System ist in zwei Subsysteme unterteilt: Hardware und Software. Hardware ist die Bezeichnung für die Gesamtheit der technischen Maschinenelemente einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage und deren Einzelteilen wie z. B. Zentraleinheit oder periphere Geräte (Drucker, externe Speicher etc.). Software ist die allgemeine Bezeichnung für die Programme, die zum Betrieb von elektronischen Datenverarbeitungsanlagen erforderlich sind. Die Hardware solcher Anlagen ist ohne die Software nicht betriebsfähig.

Die Software wird in Betriebssysteme und Anwendersoftware untergliedert. Betriebssysteme stellen die Verbindung zwischen Hardware und Anwenderprogrammen dar. Sie organisieren die Abarbeitung solcher Programme im Arbeitsspeicher. Anwendersoftware sind Programme, die bestehende oder anfallende Daten in vorgegebener, programmierter Weise verarbeiten. Bezogen auf das Beschaffungssystem bedeutet dies, das Anwendungsprogramm ist jene Software, die die bisher manuell zu verrichtende Arbeit elektronisch ausführt. So wird z. B. bei der Bestellschreibung dafür gesorgt, dass die entsprechenden Bestelldaten an der richtigen Stelle des Bestellausdrucks stehen.

Ein EDV-gestütztes Beschaffungssystem ist ein System, das die Aufgaben des Beschaffungsbereiches mit den Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung bewältigt.

Zielsetzungen eines EDV-gestützten Beschaffungssystems in einem Industriebetrieb

Die wichtigsten Zielsetzungen eines EDV-gestützten Beschaffungssystems in einem Industriebetrieb sind:

Verbesserung der Informationssituation, d. h. zum einen sind die für die Beschaffung notwendigen Informationen schneller und umfangreicher verfügbar als bei manueller Beschaffungsorganisation, zum anderen steigt der Informationswert für diejenigen Unternehmensbereiche, die die im Beschaffungsbereich anfallenden Informationen weiterbearbeiten müssen, z. B. Finanzbuchhaltung, Produktionsstätten, Kostenrechnung etc.

eine auf lange Sicht verlangsamte Personalerhöhung im Beschaffungsbereich, weil innerhalb automatischer Funktionen wesentlich größere Leistungsreserven liegen, als in den noch personell abgewickelten Aufgaben, wo eine Belegerhöhung eine proportionale Arbeitszeiterhöhung nach sich zieht.

Erstellung von bereits aufgearbeitetem statistischem Material zur beschleunigten Entscheidungsfindung.

durch die starke Verminderung der Routinearbeiten soll eine Erhöhung der Beschaffungseffektivität eintreten, da mehr Zeit für z. B. Angebotseinholung zur Verfügung steht. Es kann mit einer höheren Anzahl potentieller Lieferanten in Kontakt getreten werden.

durch die Anbindung des EDV-gestützten Beschaffungssystems an andere EDV-Systeme im Unternehmen kann eine Erhöhung der Effektivität des gesamten Unternehmens erreicht werden, da die Informationsverarbeitungsgeschwindigkeit erheblich ansteigt (z. B. werden zeitraubende Botengänge vermieden).

einmalige Erfassung und Führung der Stamm- und Bewegungsdaten.

der Zugriff auf die gespeicherten Daten soll unmittelbar erfolgen.

Klassifizierung der Materialien bzw. Artikel nach dem ABC-Konzept und somit eine gezielte und weniger aufwändige Lagersteuerung.

Der Beschaffungsbereich als Teil des Unternehmens

Um eine EDV-gestützte Beschaffungsorganisation sinnvoll in den gesamten Informationskreislauf des Unternehmens einzugliedern, dürfen die Überlegungen zum Einsatz eines EDV-Systems nicht an den Grenzen des Beschaffungsbereichs halt machen. Vielmehr müssen die Nahtstellen zu allen vor und nachgelagerten Organisationseinheiten des Unternehmens berücksichtigt werden, um einen reibungslosen und effektiven Informationsaustausch zu gewährleisten.

Zu diesen Organisationseinheiten gehören vor allem die Produktionsbetriebe, die Finanzbuchhaltung und das interne Rechnungswesen.

in einem Unternehmen muss die Abstimmung der Beschaffungsprozesse mit den Aufgabenerfüllungsprozessen anderer Unternehmensbereiche, wie Absatz, Produktion, Forschung und Entwicklung, Rechnungswesen etc. erfolgen, um die Aufgabenerfüllung des Gesamtsystems der Unternehmung zu ermöglichen.

Problematik der konventionellen Beschaffungsorganisation

Die Hauptaufgabe der Beschaffung ist es, die vom Unternehmen benötigten Güter, Rohstoffe oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Menge zu günstigsten Kosten am Ort des Bedarfs bereitzustellen.

Die herkömmliche Beschaffungsorganisation, ohne EDV-Unterstützung, bedingt einen hohen Aufwand an manuell zu verrichtenden Aufgaben, z.B. Bestellschreibung, Führung von Statistiken und Erstellung von Informationsmaterial für vor- oder nachgegliederte Unternehmensbereiche.

Durch diese manuellen Arbeiten können die mit der Beschaffung beauftragten Personen nur einen Teil Ihrer Zeit auf die eigentliche Beschaffungsaufgabe verwenden.

Ein weiteres Problem ist die Geschwindigkeit der Informationsermittlung. So kann es z. B. sehr zeitaufwendig sein, von einem bestimmten Beschaffungsgut den Durchschnittspreis oder die über einen längeren Zeitraum durchschnittlich beschaffte Menge zu ermitteln.

Ausgestaltungsmöglichkeiten für EDV-gestützte Beschaffungssysteme

EDV-Systeme werden durch drei Faktoren determiniert:

Der Rechner als Datenverarbeitungseinheit

Die Speicherkapazität für Programme und Daten

Die Programme, die die Daten in der geforderten Weise verarbeiten. Zu diesen Programmen gehören auch die Betriebssysteme, die die Verbindung zwischen der Hardware und der Software ermöglichen.

Die verschiedenen Arten von Hardwaresystemen und ihre Einsatzfähigkeit im Beschaffungsbereich

Aufgrund der verschiedenen technischen Möglichkeiten lassen sich die unterschiedlichen Hardwaresysteme in drei Hauptkategorien einteilen:

Einplatzsysteme

Mehrplatzsysteme

externe Datenverarbeitung

Einplatzsysteme

Das Merkmal der Einplatzsysteme ist, dass einzelne Geräte installiert werden, die untereinander nicht verbunden sind, so dass ein Datenaustausch nicht erfolgt. Die Eignung für den Beschaffungsbereich ist fraglich, da, wie oben bereits erwähnt, sehr viele Informationen an vor- bzw. nachgelagerte Organisationseinheiten weitergegeben werden müssen.

Schreibautomaten

Schreibautomaten sind keine elektronischen Datenverarbeitungsanlagen im engeren Sinne, da sie, wie die Bezeichnung bereits ausdrückt, lediglich für Schreibarbeiten eingesetzt werden. Sie weisen im Allgemeinen keine Rechen- bzw. Datenverarbeitungsfunktionen auf.

Im Beschaffungsbereich können sie hauptsächlich für Bestell- oder Mahnungsschreibung, sowie zur Erstellung von Wareneingangsscheinen eingesetzt werden.

Sie sind für den Beschaffungsbereich ungeeignet, wenn die Beschaffungsabwicklung mittels elektronischen Zugriffs auf Datenbanken erfolgen soll.

Klein- bzw. Personalcomputer

Im Gegensatz zu den Schreibautomaten weisen Klein- bzw. Personalcomputer eine weitaus größere Vielfältigkeit von Möglichkeiten auf. Ein breites Spektrum von Programmen für diese Geräte gewährleistet eine Einsatzfähigkeit für jede Anforderung des Beschaffungsbereichs.

Wie bereits oben erwähnt, liegt ein großer Nachteil dieser Geräte in der fehlenden Verbindung zu anderen Organisationseinheiten.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, Klein- bzw. Personalcomputer mit einer Großrechenanlage zu verbinden, dann handelt es sich allerdings nicht mehr um Einplatz- sondern um Mehrplatzsysteme.

Mehrplatzsysteme

Das Hauptmerkmal der Mehrplatzsysteme ist, dass mehrere Personen mit dem gleichen Computer, aber an verschiedenen Ein- und Ausgabegeräten arbeiten. Daten, die an einer Stelle erfasst werden, sind somit an verschiedenen anderen Stellen abrufbar.

Mittlere Datentechnik

Systeme der mittleren Datentechnik bestehen aus einem zentral installierten Hauptrechner, an den mehrere Bildschirmterminals oder auch Personalcomputer angeschlossen sind.

Bildschirmterminals sind lediglich Ein- und Ausgabegeräte, die nur eine schreibmaschinenähnliche Tastatur und einen Bildschirm aufweisen. Sie haben also im Gegensatz zu Personalcomputern keine eigenen Funktionen.

Systeme der mittleren Datentechnik haben den Nachteil, dass nur wenige Ein-/Ausgabegeräte angeschlossen werden können. Ihr Einsatz beschränkt sich also auf relativ kleine Organisationseinheiten eines Gesamtunternehmens.

Aus diesem Grund sind sie für den Einsatz im Beschaffungsbereich eines Industriebetriebes nur bedingt geeignet, denn die geforderte Eigenschaft, Informationen allen Organisationseinheiten zugänglich zu machen, ist durch die geringe Kapazität dieser Anlagen nicht gegeben.

Zentrale Datenverarbeitung mit Terminalanschlüssen

Die zentrale Datenverarbeitung weist die gleichen Merkmale auf, wie die Systeme der mittleren Datentechnik, jedoch ist es möglich eine viel höhere Anzahl Bildschirmterminal anzuschließen. Außerdem sind der Datenverarbeitungs- und Datenspeicherungskapazität durch die hohe Ausbaufähigkeit kaum Grenzen gesetzt.

Die Alternative Zentralrechner erweist sich also als eine Anlage, die den Anforderungen des Beschaffungsbereiches eines Industriebetriebs gerecht wird.

Externe Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten über einen externen Zentralrechner gleicht dem System der internen zentralen Datenverarbeitung mit Terminalanschlüssen. Der Unterschied besteht lediglich am Standort des Zentralrechners. Bei der externen Datenverarbeitung steht die Anlage in einem anderen Unternehmen. Die im eigenen Unternehmen befindlichen Bildschirmterminals sind mit diesem Rechner verbunden.

Bei der Frage, ob ein interner oder externer Zentralrechner zur Datenverarbeitung eingesetzt wird, handelt es sich um die klassische „make or buy“-Entscheidung.

Die Problematik der externen Datenverarbeitung liegt in der Frage der Datensicherheit und der Zuverlässigkeit des Unternehmens, welches die Datenverarbeitung durchführt.

Software für den Beschaffungsbereich

Betriebssysteme

Für Großrechenanlagen können die Betriebssysteme nicht gekauft werden, sie werden vielmehr vom Hersteller geliefert und zur Nutzung freigegeben, da sie speziell auf diese Anlagen zugeschnitten sind.

Standardsoftware

Programme, die auf einen großen Kreis von Abnehmern und auf die Summe ihrer Üblichen Anforderungen zugeschnitten sind, bezeichnet man als Standardsoftware.

Der Nachteil dieser Programme ist, dass sie ohne Eingriff in den Code sehr speziellen und individuellen Anforderungen nur unbedingt gerecht werden können.

Um eine volle Einsatzfähigkeit eines solchen Standardprogramms in einem Industriebetrieb zu gewährleisten, ist es daher mitunter notwendig, dieses Programm soweit zu modifizieren, bis es die geforderten Eigenschaften aufweist.

Die von den Softwareunternehmen in gewissen Zeitabständen angebotenen Software-Releases (Verbesserungen) können wegen der durchgeführten Modifikationen möglicherweise nicht eingesetzt werden, es sei denn, die Veränderungen werden immer wieder von Neuem durchgeführt. Dies ist allerdings sehr zeit- und kostenintensiv.

Individualsoftware

Um eine vollständig an die bestehende Beschaffungsorganisation angepasste Software-Lösung zu erhalten, kann es, trotz der hohen Kosten von Vorteil sein, ein neues und individuelles Programm zu erstellen. Es ist dann möglich, alle persönlichen Belange und organisationsspezifischen Details des Beschaffungsbereichs in das zu erstellende Beschaffungssystem aufzunehmen. Die Erstellung dieses Programms kann auf verschiedene Arten erfolgen:

Wenn eine eigene Datenverarbeitungsabteilung im Unternehmen besteht, kann die Programmerstellung von dort aus erfolgen. Dies hat den Vorteil, dass Personen mit der Aufgabe betraut werden könne, die die Organisationsstruktur und die Schnittstellen zu anderen, bereits an das Datenverarbeitungssystem angeschlossenen Unternehmensbereichen, kennen.

Die Programmerstellung kann aber auch durch spezielle Softwareunternehmen erfolgen. Da diese Unternehmen in der Regel über große Erfahrung in der Softwareerstellung verfügen, ergeben sich diesbezüglich meist keine Probleme. Als nachteilig ist anzusehen, dass die Mitarbeiter dieser Hersteller eine lange Zeit im Unternehmen verbringen müssen, um die notwendigen Informationen zusammenzutragen. Dies verursacht zum einen hohe Kosten und zum anderen verlängert es die Zeitspanne bis zur Fertigstellung des Programms.

Wirtschaftlichkeitskriterien bei EDV-gestützten Beschaffungssystemen

Wie bereits oben erwähnt, ist der Einsatz eines Zentralrechners mit Terminalanschlüssen, oder die technisch nahezu gleichwertige externe Datenverarbeitung, am ehesten zur Abwicklung eines EDV-gestützten Beschaffungssystems in einem Industriebetrieb geeignet. Aus diesem Grund beziehen sich die weiteren Überlegungen auf diese Lösungen.

Um die Wirtschaftlichkeit eines EDV-gestützten Beschaffungssystems beurteilen zu können, ist es notwendig die Kosten- und Nutzenelemente, die eine solche Investition mit sich bringt, zu ermitteln.

Generell wird die Wirtschaftlichkeit von Datenverarbeitungssystemen durch folgende Faktoren beein­flusst:

notwendiges Kapital

Möglichkeiten des Systems

gewünschte Informationshäufigkeit

Informationsbedürfnis

Komplexitätsgrad der vorhandenen bzw. gewünschten Daten

Rationalisierungsmöglichkeiten

Diese generellen Faktoren sind in der folgenden Aufstellung der Kosten- und Nutzenelemente enthalten.

Kostenelemente

Die Kostenelemente eines EDV-Systems setzen sich in der Hauptsache aus Hardware- und Softwarekosten zusammen. Weiter sind die Vorkosten zu berücksichtigen, die vor der Installation des Systems anfallen, darunter sind vor allem die Organisationskosten (siehe unten, i. w. Kosten der Neuordnung der Abläufe) zu verstehen.

Kosten der Hardware

Anschaffungskosten

Anschaffungskosten für die Hardware fallen in vollem Umfang nur an, wenn eine völlig neue Anlage installiert wird. Wenn das geplante Beschaffungssystem über einen bereits bestehenden Großrechner abgewickelt wird, fallen lediglich Ausgaben für die erforderlichen Peripheriegeräte (Bildschirmterminals, Drucker etc.) sowie für den Anschluss an den Rechner an.

Gleiches gilt, wenn das Beschaffungssystem über eine externe Datenverarbeitung abgewickelt wird.

Bei gemeinsamer Nutzung eines unternehmenseigenen Großrechners wird es problematisch, die von den einzelnen Unternehmenseinheiten verursachten anteiligen Hardwarekosten zu ermitteln, da die entsprechende Beanspruchung der Anlage nur schwer aufzuteilen ist.

Am vorteilhaftesten ist die Verteilung der Kosten über die Zeit der Beanspruchung der Anlage, obwohl auch die Ermittlung dieser Zeit mitunter problematisch sein kann (Time-sharing-Betrieb, siehe unten).

Bei Inanspruchnahme einer externen Datenverarbeitung entstehen in der Regel periodisch zu entrichtende Mietkosten.

Wartungs- und Aktualisierungskosten

Zu diesen Kosten gehören:

regelmäßige Wartung der Anlage

notwendige Reparaturen

Austausch technisch veralteter Komponenten

Bei externer Datenverarbeitung sind diese Kosten in den periodisch zu entrichtenden Beträgen enthalten. Die Wartungs- und Aktualisierungskosten werden bei gemeinschaftlicher Nutzung auf die Nutzer verteilt.

Kosten der Software

Wie bereits oben erwähnt, muss bei der Software zwischen Standard- und Individualsoftware unterschieden werden, da sie neben den unterschiedlichen Merkmalen auch unterschiedliche Kosten verursachen.

Anschaffungs-/Erstellungskosten

Die bei der Standardsoftware anfallenden Anschaffungskosten sind erheblich geringer als die Erstellungskosten der Individualsoftware, da die Entwicklungskosten der Standardsoftware auf viele Anwender verteilt werden können.

Es ist allerdings zu beachten, dass die Standardsoftware häufig nicht den individuellen Anforderungen der Beschaffungsorganisation eines Industriebetriebs gerecht wird. Dann ist es notwendig, die Standardsoftware an die Anforderungen anzupassen. Dies hat den Nachteil, dass die Programmstruktur unübersichtlich und jede weitere Aktualisierung zeit- und somit kostenintensiv wird.

Bei der Individualsoftware können diese notwendigen späteren Aktualisierungen in der Programmstruktur berücksichtigt werden. Ein Standardprogramm sollte demzufolge nur bei unveränderter Einsatzfähigkeit im Beschaffungsbereich Verwendung finden.

Weiter ist zu berücksichtigen, dass das Beschaffungssystem Schnittstellen zu anderen EDV-Systemen des Unternehmens aufweisen soll. Bei Individualsoftware ist dies relativ problemlos zu realisieren. Problematischer ist die Anpassung der Standardsoftware, sofern nicht Standardschnittstellen und -protokolle genutzt werden können.

Betriebssysteme können, wie oben erwähnt, lediglich vom Computerhersteller der Großrechenanlage bezogen werden. Falls im Unternehmen bereits ein Großrechner – und somit auch ein Betriebssystem – vorhanden ist, entfallen diese für das Beschaffungssystem anteiligen Kosten.

Kosten für die Pflege der Software

Für Standardsoftware werden von den Herstellern in gewissen Zeitabständen sogenannte Software-Releases angeboten. Dies sind Aktualisierungen, die das einmal angeschaffte Programm auf den aktuellen Stand bringen bzw. erweitern.

Die Kosten für diese Releases liegen weit unter dem Anschaffungspreis der Software.

Individualprogramme weisen auch hier die höheren Kosten auf, da die gleichen Kriterien zutreffen, die bereits bei der Darstellung der Anschaffungs- bzw. Erstellungskosten im vorhergehenden Abschnitt genannt wurden und auch diese regelmäßig an z. B. geänderte Gesetze angepasst werden müssen.

Weitere Kosten

Die hier zu nennenden Kosten sind hauptsächlich Vorkosten, die vor dem Einsatz des EDV-gestützten Beschaffungssystems als einmalige Kosten anfallen.

Organisationskosten

Die Organisationskosten bestehen in der Hauptsache aus Personalkosten, die durch den Zeitaufwand der Personen entstehen, die an der Neugestaltung der Arbeitsabläufe mitwirken.

Diese Kosten sind kein geringer Faktor, da die bisherigen Arbeitsabläufe bis ins Detail erfasst und analysiert werden müssen, um das für den Beschaffungsbereich erforderliche System exakt definieren zu können.

Schulungskosten

Um eine effektive Nutzung eines EDV-Systems zu gewährleisten, ist es notwendig, die Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten sollen, eingehend in allen für sie relevanten Funktionen zu schulen.

Zu diesen Kosten zählen auch jene, die durch notwendige Nachschulungen entstehen, die sich z. B. aus Aktualisierungen oder Personalveränderungen ergeben.

Kosten für die Anpassung der Arbeitsplätze an die Erfordernisse eines EDV-Systems

Da sich die ergonometrischen Anforderungen eines Bildschirmarbeitsplatzes erheblich von denen eines konventionellen Arbeitsplatzes unterscheiden, wird für die betroffenen Arbeitsplätze in der Regel eine neue Möblierung notwendig. Wenn diese Bildschirmarbeitsplätze auch den Sicherheitsanforderungen gerecht werden sollen, weisen sie zudem in der Möblierung deutlich höhere Kosten aus, als konventionelle.

Sonstige Kosten

Zu den sonstigen, mit dem Einsatz eines EDV-gestützten Beschaffungssystems in Zusammenhang stehenden Kosten, gehören vor allem Energie- und Materialkosten.

Den Hauptteil an den Materialkosten nehmen die Kosten für zu bedruckendes Papier ein, da mit dem durch die EDV steigenden Informationsangebot auch mehr Daten in Form von Statistiken, Listen etc. ausgedruckt werden.

Nutzenelemente

Die Nutzenelemente setzen sich aus solchen, die im direkten Vergleich mit der bisherigen Organisation Einsparungen bewirken und solchen, die das herkömmliche Verfahren nicht leisten kann, zusammen.

Verbesserung der Informationssituation

Durch den Anschluss des EDV-gestützten Beschaffungssystems an andere EDV-Systeme des Unternehmens können diese Bereiche alle für sie wichtigen Informationen und Daten auf dem schnellsten Wege und in bereits aufgearbeiteter Form erhalten.

Durch diese Steigerung der Geschwindigkeit der Informationsverarbeitung und -übermittlung wird die Effektivität des Gesamtunternehmens erhöht. Außerdem können Entwicklungstendenzen schneller erkannt und entsprechende Maßnahmen frühzeitig eingeleitet werden.

Falls im Unternehmen ein vollständiges Management-Informationssystem aufgebaut werden soll, stellt das Beschaffungssystem einen wichtigen Teil eines solchen Informationsnetzes dar, da Einstandspreise und Beschaffungszeiten sowie Beschaffungsmengen eine wichtige Grundlage zur Absatzplanung bilden.

Verbesserung der Beschaffungseffektivität

Einer der wichtigsten Nutzenfaktoren des EDV-Systems ist die Erhöhung der Beschaffungseffektivität. Die mit der Beschaffung beauftragten Personen können über mehr Zeit für eine kreativere Beschaffungstätigkeit als zuvor verfügen, da der Zeitanteil für Verwaltungs- und Karteiarbeiten vom EDV-System übernommen wird.

Ein anderer Aspekt ergibt sich, wenn die anfordernden Betriebe mit an das Beschaffungssystem angeschlossen sind. Mehrere Beschaffungsvorgänge können zusammengefasst und somit bessere Preise oder Konditionen erzielt werden.

Verminderung von Fehlmengen

Da das EDV-gestützte Beschaffungssystem eine ständige Informationsbereitschaft aufweist, können die von der Beschaffungsseite zu vertretenden Fehlmengen, auftretend infolge mangelnden Überblicks oder fehlender Erinnerung, weitestgehend vermieden werden.

Verringerung von Überschussmaterial

In der projektgebundenen Fertigung (Anlagenbau, Schiffbau, individueller Apparatebau und Großmaschinenbau) wird bei Fehlen eines On-line/Real-time-Systems aus Sicherheitsstreben die Materialanforderung um einige Prozentsätze höher angesetzt, um Fehlmengen zu vermeiden.

Ein ständig aktualisiertes Bestellsystem gibt dem Konstrukteur die Sicherheit der bestellten, gelieferten und für sein Projekt reservierten Materialien. Kostspielige Überschüsse (…) können mit Sicherheit für die Zukunft halbiert werden.

Das heißt, das Beschaffungssystem gewährleistet eine dem tatsächlichen Bedarf angepasste Beschaffungsmenge, die die genannten Überschüsse reduzieren hilft.

Bestandssenkung

Durch die verbesserte Informationssituation wird eine exaktere Ermittlung der Bestellzeitpunkte und Mindestlagermengen realisiert. Die Bestände können gesenkt werden, weil die Beschaffung nun in der Lage ist, mit erhöhter Sensibilität auf den Bedarf der Produktion zu reagieren.

Das gilt jedoch nur unter der Voraussetzung, dass sowohl die Produktionsstätten als auch die Lager über Schnittstellen mit dem EDV-gestützten Beschaffungssystem verbunden sind. Denn nur dann ist die schnelle Informationsverarbeitung gewährleistet.

Personaleinsparung

Der Nutzen Personaleinsparung durch EDV-Einsatz im Beschaffungsbereich lässt sich nur auf lange Sicht verwirklichen.

Er drückt sich jedoch nicht durch Verringerung des bestenden Personals aus, sondern dadurch, dass eine Ausweitung der Unternehmenstätigkeit keine proportionale Ausweitung des Personalbedarfs im Beschaffungsbereich nach sich zieht, weil in den Möglichkeiten der EDV noch größere Leistungsreserven liegen, als in den noch manuell abgewickelten Aufgaben. Hier bewirkt die Erhöhung des Belegvolumens eine proportionale Arbeitszeiterhöhung

Die Nutzungsdauer eines Datenverarbeitungssystems

Der Nutzungsdauer eines Datenverarbeitungssystems kommt bei der Verteilung der einmalig anfallenden Kosten eine wesentliche Bedeutung zu.

Über welchen Zeitraum ein EDV-System genutzt werden kann, hängt nicht allein davon ab, wie lange das Gerät technisch funktionsfähig ist. Vielmehr kann die Zielsetzung des Beschaffungssystems völlig unwesentlich werden, wenn sich das Unternehmen anders entwickelt als prognostiziert. Auch andere, z. B. von außen gesetzte Bedingungen können eine Neuentwicklung des bestehenden Systems notwendig machen.

Um die Nutzungsdauer eines EDV-Systems abschätzen zu können, ist eine Überprüfung der System-Zielsetzung im Zusammenhang mit der allgemeinen Unternehmensentwicklung notwendig. Gleichzeitig müssen alle möglichen Einflüsse, die zu einer Veränderung der Datenstruktur führen können, erkannt und berücksichtigt werden.

Da die Nutzungsdauer (…) in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eine entscheidende Einflussgröße ist, muss die Unsicherheit ihrer Abschätzung in die Betrachtung einbezogen werden, um Fehlinvestitionen zu vermeiden.

Anwendung der Wirtschaftlichkeitskriterien auf die Einführungsproblematik eines EDV-gestützten Beschaffungssystems

Das Problem der Einführung eines EDV-gestützten Beschaffungssystems

Das Hauptproblem der Einführung eines EDV-gestützten Beschaffungssystems ist die relativ lange Umstellungszeit, die eine Mehrbelastung der Mitarbeiter erfordert, die neben dem alten System auch noch das neue mit anwenden müssen.

Diese Mehrbelastung ist aus zwei Gründen notwendig. Zum einen müssen die Personen lernen, das neue System in der Praxis fehlerfrei einzusetzen. Dies geschieht am vorteilhaftesten in einem Parallellauf, d. h. die bestellreifen Vorgänge einer Materialgruppe werden zunächst nach alter Arbeitsweise in Bestellungen umgesetzt. Anschlie0ßend geschieht dies mit dem neune System.

Zum anderen müssen alle Beschaffungsdaten wie z. B. Preise, Konditionen, Lieferanten- und Artikelstammdaten in das neue System eingegeben werden. Da im Beschaffungsbereich eine große Menge von Daten und Informationen auf Karteikarten, in Akten etc. gesammelt sind, dauert es eine lange Zeit, bis alle diese Daten im EDV-gestützten Beschaffungssystem verfügbar sind.

Der Arbeitsaufwand hierfür ist zwar groß, aber dennoch notwendig, wenn das System die gewünschte Leistungsfähigkeit aufweisen soll.

Es ist ggf. zu prüfen, ob für die Erfassungsaufgaben zusätzliches Personal eingestellt werden muss, wodurch auch zusätzliche Kosten entstehen.

Ein weiteres Problem liegt bei den Mitarbeitern, die der neuen und unbekannten Technologie ablehnend gegenüberstehen. Hier ist es notwendig, diese Mitarbeiter von den Vorteilen und der Leistungsfähigkeit des Systems zu überzeugen. Erreicht wird dies u. a. durch gründlichen und eingehende Schulung, sowie ständige Ansprechbarkeit der mit der Systementwicklung beschäftigten Personen, wenn während der Einführungszeit Probleme auftauchen.

Einflüsse auf die Wirtschaftlichkeit

Die Wirtschaftlichkeit eines EDV-Systems wird nicht nur durch die Kosten- und Nutzenelemente determiniert. Es ist auch von großer Bedeutung, die technischen Möglichkeiten und Kapazitäten der neuen bzw. bestehenden Anlage mit in die Wirtschaftlichkeitsüberlegungen einzubeziehen.

Neben den nachfolgend genannten Punkten gilt es auch, die technische Weiterentwicklung, gerade auf dem Gebiet der elektronischen Datenverarbeitung, zu berücksichtigen, d. h. es ist zu beachten, dass sich die Anlage ggf. an technische Neuerungen anpassen lässt, ohne dass großangelegte Investitionen notwendig werden.

Einfluss der Datenverarbeitungskapazität

Da Kapazitätserweiterungen von EDV-Systemen die Kostenbestandteile erheblich verändern können, sollten die Überlegungen zur Einführung eines solchen Systems Wachstumsreserven beinhalten, die eine prognostizierte Weiterentwicklung der Anforderungen bewältigen könnten.

Ein weiterer Aspekt ist der Zeitfaktor, denn die Datenverarbeitungskapazität ist ein Indikator für die Geschwindigkeit, mit der die Daten verarbeitet werden können. Bei nicht ausreichender Kapazität entstehen Engpässe, die Zeitverlust bedeuten.

Wenn ein Zentralrechner von verschiedenen Systemen genutzt wird, tritt bei zu geringer Datenverarbeitungskapazität eine weitere Problematik auf.

Die zur Verfügung stehende Zeit des Rechners wird unter den verschiedenen Systemen aufgeteilt, dieses Verfahren wird auch Time-sharing genannt. Ist nun die Kapazität zu gering, also die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu niedrig, können auch hier Engpässe auftreten.

Das Time-Sharing ist auch der Grund für die weiter oben erwähnte schwer zu ermittelnde Benutzerzeit, da die Benutzer in sehr kurzen Zeitabständen wechseln können.

Im Rahmen der Datenverarbeitungskapazität sind also auch Wachstumsreserven zu berücksichtigen, um Wirtschaftlichkeitsüberlegungen nicht nachträglich zu falsifizieren.

Einfluss durch ein bestehendes Rechenzentrum

Falls im Unternehmen eine zentrale Datenverarbeitungsanlage existiert und das EDV-gestützte Beschaffungssystem von dieser Anlage übernommen werden soll, treten im Zusammenhang mit den Wirtschaftlichkeitsüberlegungen folgende Fragen auf:

  • Ist eine Übernahme des Systems auf die Anlage wirtschaftlich?
  • Ist eine Kapazitätserweiterung wirtschaftlich?
  • Gibt es für die Modernisierung der Installation wirtschaftliche Anreize?

Die Beantwortung dieser Fragen ist erst möglich, wenn die vorhandene Anlage eingehend auf ihren technischen Stand und ihre Ausbaufähigkeit hin untersucht wurde.

Wenn die Leistungsreserven der vorhandenen Anlage für die Systemübernahme ausreichend sind, können die ersten beiden Fragen außer Acht gelassen werden, da die bessere Auslastung der Anlage die verteilten Kosten je Benutzer senkt.

Es ist aber zu überlegen, ob nach der Systemübernahme noch weitere ausreichende Kapazitätsreserven vorhanden sind.

Die Frage nach dem technischen Stand der vorhandenen Anlage soll in jedem Falle Beachtung finden.

Beurteilung der Wirtschaftlichkeit

Die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von EDV-Systemen, die in sehr geringem Maße quantifizierbare, d. h. in Geldeinheiten messbare Ergebnisse liefern, muss sich auf andere Kriterien Stützen, als bei anderen betrieblichen Investitionen.

Ein EDV-gestütztes Beschaffungssystem ist ein solches System, mit nicht oder nur in geringem Maße quantifizierbarem Nutzen. Um die Wirtschaftlichkeit des Beschaffungssystems unter Berücksichtigung der nicht in Geldeinheiten ausdrückbaren Nutzensteigerungen beurteilen zu können, müssen andere Bewertungskriterien zur Anwendung kommen.

Im Gegensatz zu den Investitionsrechnungsverfahren (siehe unten) lässt der Kosten-/Nutzen-Vergleich in Verbindung mit der Nutzwertanalyse eine anders angelegte Wirtschaftlichkeitsbeurteilung zu.

Kosten-/Nutzen-Vergleich

Die Methode des Vergleichs von Kosten und Nutzen hat zum Zeit, die Kosten und den Nutzen von Entscheidungen in Geldeinheiten auszudrücken.

Nur diese Methode, die Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen eines neuen Verfahrens, erlaubt eine annähernd realitätsnahe Wirtschaftlichkeitsanalyse eines EDV-gestützten Beschaffungssystems, denn neben den Kostenelementen werden auch die Nutzenelemente (wie oben erwähnt) in erheblichem Maße von der Einführung eines EDV-Systems beeinflusst. Eine reine Vergleichsrechnung zwischen altem und neune Verfahren würde, wegen Nichtbetrachtung der Nutzenveränderung, ein nicht den Tatsachen entsprechendes Resultat liefern.

Ein Kosten-/Nutzen-Vergleich sollte in dynamischer Form, d. h. unter Bezugnahme von Kosten und Nutzen auf die anfallenden Perioden, durchgeführt werden, um eine dem Zeitverlauf entsprechende Analyse zu erhalten.

Die Problematik des Kosten-/Nutzen-Vergleichs, angewendet auf die EDV-Systeme, liegt in der sehr schwierigen Bewertung der Auswirkungen auf der Nutzenseite.

Beim Einsatz von EDV-Anlagen im kommerziellen Bereich, und dazu gehört der Beschaffungsbereich, besteht kein direkter Zusammenhang zwischen einer Ertragssteigerung und dem Einsatz der Anlage. Die Steigerungen, die sich im Zusammenhang mit dem EDV-System verzeichnen lassen, liegen fast vollständig im qualitativen und nicht im quantitativen Bereich.

Um diese Problematik bewältigen zu können empfiehlt sich der Einsatz der Nutzwertanalyse. Dieses Verfahren ist eine spezielle Form des Kosten-/Nutzen-Vergleichs.

Die Nutzwertanalyse ist ein Verfahren zur Alternativbewertung, wobei die Alternativen auch an solchen Bewertungskriterien gemessen werden, die nicht in Geldeinheiten ausdrückbar sind.

Die nicht monetär bewertbaren Nutzenelemente werden mit Hilfe von Pu8nktzahlen bewertet, und somit der größte Nutzwert ermittelt.

Die wichtigsten Schritte bei der Durchführung einer Nutzwertanalyse sind:

  1. Beschreibung des Entscheidungsproblems.
  2. Festlegung der Kriterien für Ziele und Nebenbedingungen.
  3. Gewichtung der Auswahlkriterien, so dass eine Rangfolge entsteht.
  4. Erarbeitung von Wahlmöglichkeiten anhand der Auswahlkriterien.
  5. Ermittlung der Alternative mit dem größten Nutzen.

Durch den Einsatz dieser Nutzwertanalyse wird es möglich, die nicht quantifizierbaren Nutzenveränderungen mit in die Wirtschaftlichkeitsüberlegungen einzubeziehen und somit eine praktikable Entscheidungshilfe zu erhalten.

Es ist allerdings zu beachten, dass die bei der Nutzwertanalyse zur Anwendung gebrachten Bewertungskriterien durch menschliches Entscheidungsverhalten beeinflusst werden, d. h. die Entscheidung über ein einzuführendes EDV-System ist sehr stark vom Entscheidungsträger abhängig. Um die Entscheidung trotz der unvermeidbaren menschlichen Subjektivität rational werden zu lassen, ist es von Vorteil, sie nicht einer einzelnen Person zu überlassen, sondern einem Gremium aus gleichberechtigten Mitgliedern.

Andere Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsermittlung

Andere Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsermittlung sind die Investitionsrechnungen. Sie lassen sich in statische und dynamische Verfahren aufteilen.

Die wichtigsten Investitionsrechnungsverfahren sind:

Statische Verfahren:

  • Kostenvergleichsrechnung
  • Gewinnvergleichsrechnung
  • Rentabilitätsrechnung
  • Amortisationsrechnung

Dynamische Verfahren:

  • Kapitalwertrechnung
  • Interne Zinsfußrechnung
  • Annuitätenrechnung

Die Kostenvergleichsrechnung ist ein Verfahren, mit dessen Hilfe die innerhalb einer Periode anfallenden Kosten zweier oder mehrerer Investitionsobjekte bei gegebener Kapazität miteinander verglichen werden können. Der Vergleich kann sich sowohl auf eine alte und eine neue Anlage, als auch auf mehrere neue Anlagen beziehen.

Die Kostendifferenz ist bei der Kostenvergleichsrechnung das Kriterium für die Vorteilhaftigkeit einer Investition.

Im Gegensatz zur Kostenvergleichsrechnung lässt die Gewinnvergleichsrechnung die Berücksichtigung einer evtl. höheren Ausbringung einer Investitionsalternative zu. Die Erlöse werden in die Rechnung mit einbezogen und die zu erwartenden Jahresgewinne miteinander vergleichen.

Die Rentabilitätsrechnung oder ROI (Return on Investment = Rückfluss des investierten Kapitals) ermittelt die jährliche Rentabilität des investierten Kapital nach folgender Formel:

Die Multiplikation ergibt die jährliche Rentabilität des investierten Kapitals. Der erste Faktor zeigt den Umsatzerfolg, der zweite den Kapitalumschlag.

Bei der Amortisationsrechnung wird von der Überlegung ausgegangen, ob die Amortisation einer Anlage in einem gewünschten Zeitraum vollzogen ist oder nicht. Die Entscheidung zu einer Investition ist folglich von der Amortisationsdauer abhängig.

Im Gegensatz zu diesen statischen Verfahren, die nur die Einnahmen und Ausgaben einer Periode vergleichen, ohne Unterschiede in deren zeitlichem Auftreten zu berücksichtigen, lassen die dynamischen Verfahren eine Berücksichtigung der anfallenden Einnahmen und Ausgaben in deren zeitlichen Abfolge zu.

Die Ausgangsüberlegung der Kapitalwertrechnung (auch Diskontierungs- oder Barwertmethode) ist, dass Ein- und Auszahlungen je nach Größe, zeitlichem Anfall und Dauer im Zeitverlauf unterschiedlich sein können.

Damit die Beträge vergleichbar gemacht werden können, ist es notwendig, das Zeitmoment in der Rechnung zu berücksichtigen. Sie werden auf den Zeitpunkt unmittelbar vor der Investition abgezinst. Diese auf einen Zeitpunkt abgezinsten Zahlung wird als Barwert bezeichnet. Die Differenz der Summe der Barwerte aller Auszahlunge4n ergibt den Kapitalwert einer Investition.

Das Vorteilhafteste zweier Investitionsobjekte ist jenes mit dem höchsten Kapitalwert.

Bei der Methode der internen Zinsfußrechnung wird der Diskontierungszinsfuß gesucht, der zu einem Kapital wert von Null führt, d. h. die Barwerte der Ein- und Auszahlungsreihe sind gleich groß. Die Vorteilhaftigkeit einer Investition ergibt sich daraus, dass der interne Zinsfuß nicht kleiner als der Kalkulationszinsfuß ist.

Das stets ein Kalkulationszinsfuß als Vergleichsmaßstab gegeben sein muss, liefert die interne Zinsfußmethode allein kein Kriterium für die Vorteilhaftigkeit einer bestimmten Investition.

Wenn mehrere Investitionen verglichen werden sollen, muss ein Vergleich der jeweils errechneten internen Zinsfüße erfolgen, wobei das Investitionsobjekt mit dem höchsten internen Zinsfuß als das Vorteilhafteste gilt.

Die Annuitätenrechnung vergleicht die durchschnittlichen jährlichen Auszahlungen mit den durchschnittlichen jährlichen Einzahlungen einer Investition. Die Zahlungsreihen der Investition werden dabei mit Hilfe der Zinseszinsrechnung in zwei adäquate und uniforme Reihen umgeformt.

Die Vorteilhaftigkeit einer Investition bei gegebenem Kapitalzinsfuß ergibt sich aus positiver Differenz zwischen den durchschnittlichen jährlichen Ein- und Auszahlungen.

Beide Verfahrensarten – statische und dynamische – haben gemeinsam, dass sie lediglich in Geldeinheiten ausdrückbare Kriterien zur Anwendung bringen.

Die Problematik bei der Anwendung der Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsermittlung

Die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von EDV-Systemen birgt eine schwerwiegende Problematik in sich, denn es stellt sich als sehr schwierig dar, in einer Wirtschaftlichkeitsrechnung Aufwand und Ertrag eines solchen Systems gegenüberzustellen.

Zwar lassen sich die Kostenelemente relativ problemlos ermitteln, da sie bekannte Größen darstellen, bei der Nutzenrechnung aber ist ein Großteil der Elemente nicht quantifizierbar, wie z. B. die Verbesserung der Informationssituation.

Die Problematik in der Anwendbarkeit der statischen und dynamischen Investitionsrechnungsverfahren liegt darin, dass sie, wie bereits erwähnt, lediglich Einnahmen und Ausgaben von Investitionen berücksichtigen, die in Geldeinheiten messbar sind. Wie ebenfalls bereits erwähnt, ist aber die Entscheidung über ein EDV-gestütztes Beschaffungssystem sehr stark von den nichtquantifizierbaren Nutzenelementen abhängig. Diese finden in den Investitionsrechnungsverfahren keine Berücksichtigung. Die Anwendung dieser Verfahren würde infolge dessen zu einer nicht realistischen Entscheidung führen.

Die Kostenvergleichsrechnung kommt als Investitionsrechnungsmethode den Anforderungen der Wirtschaftlichkeitsermittlung eines EDV-Systems am nächsten, weil sie lediglich die Kosten zwischen alter und neuer bzw. mehreren neune Anlagen vergleicht und keine Erträge berücksichtigt. Aber gerade die Nichtberücksichtigung dieser bei einem EDV-gestützten Beschaffungssystem nichtquantifizierbaren Erträge ergibt trotz eines korrekten Kostenvergleichs unvollständige Ergebnisse.

Im Gegensatz dazu ist der Kosten-/Nutzen-Vergleich im Zusammenhang mit der Nutzwertanalyse durchaus geeignet, den Wirtschaftlichkeitsüberlegungen in Richtung auf ein EDV-gestütztes Beschaffungssystem eine effektive Basis zu geben, wenn eine rationale Investitionsentscheidung ermöglicht wird.

Zusammenfassung und Ausblick

Im Vergleich zu anderen betrieblichen Investitionen weisen Investitionen in elektronische Datenverarbeitungsanlagen eine Reihe besonderer Charakteristika auf, wobei die wichtigsten Faktoren die teilweise nicht quantifizierbaren Nutzenelemente sind. Diese besondere Problematik lässt eine rein mathematische Ermittlung der Wirtschaftlichkeitsberechnung nicht zu.

Die Entscheidung für ein EDV-gestütztes Beschaffungssystem wird vereinfacht, wenn im Unternehmen bereits eine Großrechenanlage vorhanden ist, die die Hardwarekosten für das neue System reduziert, da lediglich in evtl. anfallende Kapazitätsausweitungen und Peripheriegeräte wie z. B. Bildschirmterminals an den Arbeitsplätzen investiert werden muss.

Ein wichtiger Aspekt ist die Verbesserung der Informationssituation, welche über den Beschaffungsbereich hinaus die Leistungsfähigkeit des Unternehmens entscheidend verbessern kann. Denn unter der Voraussetzung, dass alle Organisationseinheiten des Unternehmens über ein Informationssystem die für die notwendigen Daten in kurzer Zeit, in ausreichender Fülle und vor allem in bereits aufgearbeiteter Form verfügen können, ist die Basis für ein nahtloses Zusammenarbeiten der Einheiten geschaffen. Hierdurch wird die schnelle Reaktion auf sich abzeichnende Entwicklungen intern, sowie extern, ermöglicht.

Eine andere Überlegung betrifft die Konkurrenzfähigkeit des gesamten Unternehmens. Falls konkurrierende Unternehmen sich bereits für ein solches System entschieden haben, ist es möglich, dass sie schneller auf Marktanforderungen reagieren können und somit Marktanteile gewinnen.

Das Beschaffungssystem spielt eine große Rolle in der Handlungsfähigkeit und Flexibilität eines Unternehmens. Je schneller und günstiger die benötigten Materialien und Güter beschafft werden können, desto eher und kostengünstiger kann produziert und abgesetzt werden.

Die zukünftige Entwicklung wird voraussichtlich dahin gehen, dass immer mehr unternehmerische Tätigkeiten über EDV-gestützte Systeme abgewickelt werden. So können z. B. Computer-Netze installiert werden, die eine Informationsübertragung nicht nur innerhalb eines Unternehmens, sondern auch nach außen hin ermöglichen, so. z. B. zu verbundenen Unternehmen in einem Konzern oder auch zu materialliefernden Unternehmen.

Durch diese Systeme wird eine erhebliche Zeitersparnis ermöglicht, da z. B. Bestellschreibung und -übersendung völlig entfallen können.

Allerdings darf nicht verschwiegen werden, dass eine fortschreitende Computerisierung eine schwerwiegende Problematik in sich birgt. Durch die wachsende Menge Daten und Computer-Systemen, die immer mehr untereinander verbunden werden, wird es immer schwieriger interne Informationen gegen einen unautorisierten Zugriff zu sichern, da die Verzweigungsstellen immer vielfältiger und somit auch unübersichtlicher werden.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich die Wirtschaftlichkeitsüberlegungen zur Einführung eines EDV-gestützten Beschaffungssystems in einem Industriebetrieb nicht nur auf die monetären Aspekte beschränken dürfen, sondern auch unternehmenspolitische Elemente mit in die Überlegungen einbezogen werden sollten, um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auch auf lange Sicht zu berücksichtigen.

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Die vorliegende Ausarbeitung basiert Teil zum auf Literaturrecherche in den folgenden Werken. Wörtliche Zitate sind im Text durch Kursivdruck gekennzeichnet.

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